Hoe gaat de Provincie Limburg om met persoonsgegevens?
De Provincie Limburg verwerkt voor de uitvoering van de verschillende provinciale taken persoonsgegevens van burgers. Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie geven over een natuurlijke persoon, zoals een naam, adres, e-mailadres of pasfoto. De persoon wordt hiermee identificeerbaar. Als u bijvoorbeeld een vergunning of subsidie aanvraagt of een klacht of bezwaarschrift indient, dan verzamelen en bewaren we uw gegevens.
U mag dan van de Provincie Limburg verwachten dat haar medewerkers zorgvuldig omgaan met uw gegevens. De algemene regels over de opslag en het gebruik van uw gegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en vanaf 25 mei 2018 in de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg). Deze wetten geven algemene regels waar de provincie zich aan dient te houden bij de verwerking van uw gegevens. Hoe de provincie borgt dat er zorgvuldig met uw gegevens wordt omgegaan en welke maatregelen genomen zijn om deze gegevens te beschermen, kunt u lezen in het provinciale privacy beleid.
Beveiligingsmaatregelen
De Provincie garandeert dat zij veilig omgaat met de persoonsgegevens, om te voorkomen dat de gegevens verder worden verwerkt of verstrekt. Hiervoor nemen wij passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn vastgelegd in het Informatie-beveiligingsbeleid Provincie Limburg.
Geheimhoudingsplicht
Naast technische beveiligingsmaatregelen en –procedures zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles tot computersystemen, hebben provinciale medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. De functionaris gegevensbescherming houdt binnen de organisatie toezicht op de naleving van de wettelijke regels omtrent privacy. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Indien sprake is van een wettelijke bewaartermijn zal deze termijn niet overschreden worden.
Uitbesteden van bewerken van persoonsgegevens
In beginsel worden uw persoonsgegevens niet gedeeld met derden, maar het komt voor dat wij het verwerken van uw gegevens uitbesteden aan een externe partij. In dat geval maken wij schriftelijke afspraken over de beveiliging en geheimhouding van uw gegevens om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens.
Uw rechten
U heeft recht op informatie, recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van uw persoonsgegevens. Ook kunt u ons vragen uw persoonsgegevens niet te gebruiken. U kunt uw rechten gebruiken door een schriftelijk verzoek bij ons in te dienen. Het is hierbij belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat uw verzoek daadwerkelijk betrekking heeft op uw eigen persoonsgegevens. Het is niet toegestaan om de gegevens van andere personen in te zien.
Wij beslissen binnen uiterlijk vier weken op uw verzoek. Bij veel of ingewikkelde verzoeken mogen wij deze termijn gemotiveerd met maximaal twee maanden verlengen. Bij uitgebreide verzoeken kunnen wij u kosten in rekening brengen.
Meer informatie over uw rechten en de wijze waarop u er gebruik van kunt maken leest u onder het kopje 'Privacy: uw rechten'.
Toepasselijk recht
Op deze privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing.
Wijziging Privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan door de Provincie Limburg te allen tijde gewijzigd worden, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website van de Provincie gepubliceerd zijn. Wij raden u aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.
Privacy: uw rechten
Als burger heeft u een aantal rechten met behulp waarvan u na kunt gaan wat er met uw persoonsgegevens gebeurt.
Recht van inzage
U heeft het recht om ons te vragen welke gegevens wij van u hebben. Ook mag u ons vragen deze gegevens in te zien. U kunt alleen gegevens over uzelf opvragen, niet de persoonsgegevens van anderen. Er hoeft geen reden te worden gegeven voor een inzageverzoek. Bij gegevens van een kind jonger dan 16 jaar wordt een inzageverzoek door de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger gedaan.
Recht op rectificatie
De Provincie is er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die zij verwerkt juist zijn. Indien dat nodig is moeten we deze gegevens actualiseren. In dit kader heeft u heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen en om uw persoonsgegevens aan te vullen.
Recht op ‘vergeten te worden’
In een aantal gevallen moeten wij uw persoonsgegevens wissen als een u ons erom vraagt. Bijvoorbeeld op het moment dat wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, u de toestemming tot gebruik van deze gegevens intrekt of wij uw gegevens onrechtmatig verwerken.
Er zijn ook gevallen waarin wij niet tegemoet hoeven te komen aan uw verzoek. Dit is het geval als wij gegevens verwerken omdat er een wettelijke verplichting is om dat te doen. Maar ook als wij uw persoonsgegevens verwerken om openbaar gezag of een (wettelijk vastgelegde) taak van algemeen belang uit te oefenen of wij de gegevens in het algemeen belang archiveren.
Overigens zij wij uiteindelijk altijd verplicht om uw gegevens na bepaalde tijd te wissen.
Recht op beperking van de verwerking
In sommige gevallen heeft u het recht dat uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet verwerkt en gewijzigd mogen worden. Bijvoorbeeld als u van mening bent dat uw gegevens onjuist zijn of als de verwerking onrechtmatig is. Ook als wij uw gegevens niet meer nodig hebben, maar u ze op grond van een in de AVG genoemd belang wel nog nodig heeft, kunt u dit recht inroepen. In sommige gevallen heeft het dit recht als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van uw gegevens.
Recht op overdraagbaarheid gegevens (dataportabiliteit)
Dit recht houdt in dat u het recht heeft om uw persoonsgegevens te ontvangen zodat u deze bijvoorbeeld makkelijk kunt doorgeven aan een andere organisatie die soortgelijke diensten verleend. Ook kunt u ons in sommige gevallen vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie. Dit recht geldt alleen voor digitale gegevens. Papieren dossiers vallen er dus niet onder. Bovendien moet het gaan om persoonsgegevens die wij óf met uw toestemming verwerken óf om een overeenkomst met u uit te voeren.
Recht van bezwaar tegen verwerking
U heeft recht om bezwaar in te dienen als wij persoonsgegevens verwerken op grond van een taak van algemeen belang (dit is geen bezwaar in de zin van de Algemene wet bestuursrecht). Wij dienen naar aanleiding van zo’n bezwaar in beginsel te stoppen met het verwerken van de gegevens, behalve wanneer er dringende reden voor de verwerking zijn. Deze reden moeten belangrijker zijn dan uw belangen, rechten en vrijheden of moeten een rechtsvordering betreffen.
Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming/profileren
Sommige organisaties nemen een besluit op basis van automatisch verwerkte gegevens. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij profilering. Voorbeelden zijn de automatische weigering van een online ingediende kredietaanvraag of verwerking van sollicitaties via internet zonder menselijke tussenkomst.
De AVG geeft u het recht op ‘een menselijke blik’ op onze besluiten die over u gaan. Voor de Provincie zijn de mogelijkheden om geautomatiseerde besluiten te nemen zeer beperkt. Dit mag slechts met uw uitdrukkelijke toestemming, op grond van een wettelijke bepaling of indien dit noodzakelijk is voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst tussen u en de Provincie.
Informatie
Mocht u vragen hebben over de bescherming van uw persoonsgegevens of over uw rechten, of een klacht hierover hebben dan kunt u contact opnemen met de Provincie via het emailadres fglimburg@prvlimburg.nl. Uiteraard helpen wij u graag verder als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht op juridisch advies of het indienen van een klacht bij de privacy-toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag van 10.00 tot 12.00 uur contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens: telefoon (0900) 200 120 1 (€0,05/minuut plus de kosten voor het gebruik van uw mobiele of vaste telefoon).
Wilt u meer weten over privacy kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens leest u op de pagina 'Rechten van betrokkenen' meer informatie over uw rechten.
